Im Rahmen Ihres Ticketkaufs und Ihrer Teilnahme an einer Veranstaltung des EPIC EMPIRES e.V. erhebt und verarbeitet der EPIC EMPIRES e.V., sowie die Auftragsverarbeiter des EPIC EMPIRES e.V. personenbezogene Daten von Ihnen.
Es werden folgende personenbezogenen Daten erhoben und verarbeitet:
- Vertragsdaten (Verträge und Angebotsbestätigungen)
- Kontaktdaten der Kontaktpersonen auf Seiten des Kunden (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Anschrift)
- Kommunikationsdaten (z.B. E-Mails)
- Abrechnungsdaten
- Foto- und/oder Videoaufnahmen
Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bilden die Erfüllung der mit Ihnen vertraglich vereinbarten Leistungen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, sowie unser berechtigtes Interesse zur Dokumentation und Berichterstattung der Veranstaltung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
Verantwortliche Stelle für den Datenschutz nach DSGVO:
EPIC EMPIRES e.V.
Kaiserstraße 77
66386 St. Ingbert
E-Mail: info[at]epic-empires.de
Die erhobenen personenbezogenen Daten können für folgende Zwecke verarbeitet werden:
- zur Abwicklung des Ticketkaufs (z.B. Ticketpersonalisierung, Abrechnung, CheckIn bei Veranstaltungen)
- zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen
- für die Erbringung von Kundendienst- und Supportleistungen
- zur Dokumentation der jeweiligen Veranstaltung, Berichterstattung, sowie zur Öffentlichkeitsarbeit
- zur Erfüllung regulatorischer und rechtlicher Anforderungen
Die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt über das Ticketsystem Pretix auf den zugriffsgesicherten Servern des Dienstleisters rami.io GmbH in Deutschland. Zugriff- und Verarbeitungsrechte zu diesen Daten haben ausschließlich die jeweils zuständigen, autorisierten Mitglieder des EPIC EMPIRES e.V..
Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen (z. B. per Kontaktformular oder E-Mail), werden Ihre personenbezogenen Daten (wie z.B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer) erfasst und verarbeitet. Zugriff- und Verarbeitungsrechte zu diesen Daten haben ausschließlich die jeweils zuständigen, autorisierten Mitglieder des EPIC EMPIRES e.V..
Während der Veranstaltungen des EPIC EMPIRES e.V. werden durch externe Dienstleister (Fotografen) Foto- und/oder Videoaufnahmen von den Teilnehmern erstellt. Diese Aufnahmen werden nach der Veranstaltung auf der Webseite des EPIC EMPIRES e.V. allen Teilnehmern kostenlos zur Verfügung gestellt werden.
Die personenbezogenen Daten innerhalb des Ticketsystems Pretix werden bis zur Erfüllung der o. g. Zwecke durch den EPIC EMPIRES e.V. und seine Auftragnehmer gespeichert und hiernach manuell gelöscht.
Die Kontaktdaten der für den Ticketkauf zuständigen Lagerorgas werden zusmamen mit den Abrechnungsunterlagen zum Ticketkauf bis zum Ablauf der steuerlichen Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren nach Vertragsende, gemäß §§147 AO, 257 HGB aufbewahrt und hiernach manuell durch den EPIC EMPIRES e.V. vernichtet.
Die im Rahmen der Kontaktaufnahme mit uns erhobenen Daten werden nach abschließender Bearbeitung Ihrer Anfrage gelöscht. Dies ist der Fall, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betreffende Sachverhalt abschließend geklärt ist und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Die Foto-/Videoaufnahmen werden bis zur Erfüllung der o. g. Zwecke gespeichert.
An folgende Dritte Parteien können die personenbezogenen Daten übermittelt werden:
- die den Weisungen des EPIC EMPIRES e.V. unterliegenden IT-Dienstleister (Google LLC, rami.io GmbH, netcup GmbH)
- zuständige Aufsichtsbehörden im Falle einer Überprüfung
Bei dem eingesetzten IT-Dienstleister Google LLC handelt es sich um ein US-Unternehmen. Der EPIC EMPIRES e.V. setzt nur US-Unternehmen ein, welche sich unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert haben, somit der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission gem. Art. 45 DSGVO greift (d.h. ein angemessenes Datenschutzniveau besteht) und bei denen eine Datenverarbeitung ausschließlich auf Servern innerhalb von Deutschland erfolgt.
Eine Weitergabe der erhobenen Daten in Länder außerhalb des EU ist nicht vorgesehen.
Der EPIC EMPIRES e.V. versichert, Ihre personenbezogenen Daten nur an Stellen weiterzugeben, die ein geeignetes Datenschutzkonzept entsprechend den geltenden Verordnungen und Gesetzen vorweisen können und mit denen, wenn erforderlich, entsprechende vertragliche Vereinbarungen gem. Art. 26 oder Art. 28 DSGVO bestehen.
Im Rahmen der Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist es unser Ziel die Datenschutzrechte der Betroffenen zu jedem Zeitpunkt zu gewährleisten.
Folgende Rechte können Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten wahrnehmen:
- Sie können Auskunft über die Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
- Sie können die Anpassung Ihrer personenbezogenen Daten fordern, sofern diese fehlerhaft oder unvollständig sind.
- Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten fordern. (1) Für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit der Daten. (2) Wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie eine Löschung ablehnen. (3) Wenn die Daten vom Verantwortlichen für die Verarbeitungszwecke nicht länger benötigt werden, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen. (4) Im Falle eines Widerspruchs gegen die Datenverarbeitung, solange die entsprechende Interessensabwägung nicht geklärt ist.
- Sie können eine Datenübertragung der zu Ihrer Person erhobenen Daten an Sie oder eine von Ihnen bestimmte Stelle verlangen.
- Sie können, bei Vorliegen einer Beschwerdegrundlage, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einreichen. Die Kontaktdaten der Datenschutzaufsichtsbehörden aller Bundesländer finden Sie unter folgender Internetadresse: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.
- Sie können die Löschung der zu Ihrer Person erhobenen Daten verlangen.
- Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit formlos, ohne Angaben von Gründen widersprechen. Wenn die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder f) DSGVO erfolgt.
- Sie können eine erteilte Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit formlos, ohne Angabe von Gründen widerrufen. Wenden Sie sich dafür bitte an info[at]epic-empres.de.
Bei einem Widerruf/Widerspruch entstehen Ihnen keine Nachteile. Der Widerruf/Widerspruch gilt dabei mit Wirkung für die Zukunft; die bisherigen Datenweitergaben bleiben rechtmäßig. Ihre Daten werden fortan nur noch eingeschränkt durch den EPIC EMPIRES e.V. und ihre eingesetzten IT-Dienstleister verarbeitet, wenn entsprechende gesetzliche Vorgaben nach Art. 6 Abs. 1 lit. c) und unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO dies vorgeben.
Falls Sie weitere Fragen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten haben, kontaktieren Sie uns über info[at]epic-empires.de.